Ubicación del empleado

  

Ubicación del empleado

La ubicación de un empleado consiste en la asignación ( o reasignación), a un puesto determinado. Incluye la asignación inicial, así como la promoción y la transferencia. En forma similar a como se opera con los solicitantes de empleo, es necesario proceder a un proceso de reclutamiento, selección y orientación.

En muy pocas ocasiones, sin embargo, estas actividades resultan tan elaboradas, como cuando se va a contratar a una persona ajena a la organización.

La ubicación del personal, ya en funciones, es más sencilla, porque el departamento de recursos humanos, mantiene registros que incluyen la solicitud de trabajo original, el inventario de la capacidad del empleado y su historia laboral. Mediante esta información el reclutamiento de los candidatos, se hace más sencillo, en especial cuando la información se ha computarizado. En forma similar, el proceso de selección se efectúa más rápidamente, porque el desempeño y las habilidades de los empleados se conocen mejor que las características similares de los solicitantes. Se pueden acortar los pasos del programa de orientación; es obvio que un empleado promovido a un puesto más elevado, ya conozca las políticas de la compañía, en lo referente a descansos, por ejemplo. A pesar de que por lo común se puede omitir la parte correspondiente a la organización que proporciona el departamento de personal, la que suministra el supervisor, sigue siendo igual o doblemente necesaria, para acelerar el proceso de socialización.

La mayor parte de las decisiones de ubicación, las toman los gerentes de línea. Por lo general, el supervisor de cada empleado, consulta a los ejecutivos de su departamento, antes de tomar decisiones sobre ubicación. Cuando esa decisión implica un cambio de departamento, suele incluirse en el proceso al futuro supervisor del empleado y a la gerencia de la nueva área. La función del departamento de personal, en estos casos, consiste en asesorar a los gerentes de línea y a los candidatos a ser promovidos sobre las políticas de la compañía al respecto. La inmensa mayoría de las decisiones, sobre ubicación se traducen en promociones y transferencias.

Seguimiento de la Orientación

 Seguimiento de la orientación

Los programas de orientación que obtienen éxito, incluyen procedimientos adecuados de seguimiento. El seguimiento se hace necesario, porque con frecuencia, los nuevos empleados se muestran renuentes a admitir que no recuerdan cuánto les informó en las primeras sesiones. Sin el seguimiento, estas lagunas de su información, podrían permanecer ahí.

El departamento de personal puede utilizar un cuestionario o una entrevista corta, en que se pida al nuevo empleado, que describa los puntos, que a su juicio fueron débiles en el programa de orientación. Es muy probable, que sea en relación con estos puntos, donde el nuevo empleado sienta mayor incertidumbre. El cuestionario de verificación puede emplearse, también, para ayudar al departamento de personal a identificar las partes fuertes del programa. Aunque el cuestionario puede ser eficaz, las entrevistas personales entre empleado y supervisor, constituyen la técnica de seguimiento más importante.

Muchos supervisores consideran que hacen seguimientos frecuentes, pero son numerosos los empleados, que no perciben  las acciones de sus supervisores, como de verdadero seguimiento. Resulta de gran importancia que el supervisor emplee un lenguaje lo más específico y directo que le sea posible. Una pregunta como “¿Qué tal le parece el trabajo?”, “¿Contento en su puesto puesto?”, sólo conduce a respuestas vagas, la mayor parte de las veces. La diferencia es obvia, cuando se compara con una pregunta como “La semana pasada comentamos usted y yo las normas de seguridad que existen en el área de calderas. ¿Le queda alguna pregunta al respecto, Juan?”.

Errores comunes en los programas de orientación

Oportunidad y errores

Con frecuencia, los aspectos más débiles del programa de orientación, se registran en el desempeño del futuro supervisor. Incluso, en los casos en que el departamento de personal ha diseñado un programa de orientación eficaz y ha capacitado a los supervisores, para desempeñar la parte que les corresponde, es posible que la orientación aún no sea efectiva. En defensa de los supervisores, es necesario decir, que resulta muy probable, que tengan problemas más urgentes, o que desde su punto de vista, todo luzca tan familiar, que no amerite explicaciones. Con frecuencia, los supervisores están más ocupados, e interesados, en los problemas inmediatos de la labor, y pueden considerar que los problemas de orientación, de su nuevo colaborador son mucho menos importantes que los demás, para asegurarse de que cumpla su labor, es conveniente dar al supervisor una lista de verificación de los temas a cubrir. 

Una técnica complementaria de gran utilidad, consiste en asignar a uno de los compañeros de trabajo del recién llegado, para que lo guíe. En este sistema, el compañero de trabajo puede efectuar las presentaciones, responder las preguntas que efectué, acompañarlo a la hora de la comida, etc. Una ventaja de esta técnica, la constituye la experiencia directa, que el recién llegado puede obtener. Es muy probable, también, que el compañero de trabajo, inicie al recién llegado en actividades deportivas o similares. Estas interacciones sociales, dan al nuevo empleado la posibilidad de empezar a explorar su entorno sin ansiedad, y pueden hacer más expeditos los sentimientos de aceptación de una y otra parte.

La técnica de hacer que un compañero de trabajo, acompañe al recién llegado, es un complemento (y nada más) de la labor de orientación del supervisor. Si el supervisor sustituye su orientación, por la que proporciona un compañero, pierde una excelente oportunidad de establecer una comunicación abierta con su nuevo colaborador. Es muy probable, que al cabo de muy corto lapso, el recién llegado prefiera comunicarse con sus compañeros de trabajo, y evitar al supervisor, por ejemplo, en algunos casos, puede incluso, desviarse hacia una situación de antagonismo.

Además del peligro, siempre muy real, de que la orientación del supervisor sea muy débil, hay otras posibilidades de dificultades, que tanto el departamento de personal, como el supervisor, debe considerar para que el programa de orientación obtenga éxito:

  El recién venido no debe ser abrumado con excesiva información.

  Debe evitarse que se va sobrecargado de formas y cuestionarios que deba llenar.

  Es negativo que deba empezar con la parte más desagradable de su labor (como un obrero calificado a quien se le pide que “limpie a fondo durante dos días, antes de iniciar”).

  Nunca se le debe pedir que lleve a cabo labores para que las que no está preparado y en las que existe gran posibilidad de fracasar.

En general, puede afirmarse que el éxito del programa de orientación, dependerá directamente del grado de preparación real, que logre dar el nuevo empleado. Así como, empujar a una persona a un río, para que aprenda a nadar es una acción peligrosa, estúpida, sumergir al recién llegado, en su puesto para que “aprenda viendo”, sin ninguna orientación, es el mejor camino al fracaso.

Programas de Orientación

 Programas de orientación.

Los programas formales de orientación suelen ser responsabilidad generalmente, del departamento de personal y del supervisor. Este enfoque dual, o de objetivos múltiples, es común, porque los temas cubiertos se comprenden en dos amplias categorías: las de interés general relevantes para todos o casi todos los empleados, y las de interés específicos, dirigidas en especial a los trabajadores de determinados puestos o departamentos. Estos dos aspectos se complementan, a menudo, mediante un manual de empleado, en el cuál se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y otros temas relacionados. Los programas de orientación más complejos pueden incluir películas audiovisuales, sobre la historia de la compañía, así como un mensaje grabado en vídeo tape de los directores, que pueden dar la bienvenida a los recién llegados. Es común, sin embargo, que el grueso de la información, provenga del representante del departamento de personal, que tenga a su cargo impartir el curso.

Además de presentar el nuevo empleado a su departamento, el supervisor del empleado debe continuar la orientación. El supervisor efectúa las presentaciones de las personas directamente relacionadas con el puesto. Es conveniente, que esta fase del programa de orientación, incluya la presentación a los compañeros de trabajo. En ocasiones, los recién llegados, también deben ser presentados a personas que trabajan en otros departamentos y con quienes mantendrán diferentes relaciones. Estos aspectos los explica, también el supervisor quien puede aprovechar la ocasión, para repasar con el nuevo empleado, la descripción del puesto y los objetivos que se propone alcanzar. En la sesión con su nuevo colaborador, el supervisor le proporciona información específica sobre labores, requisitos de seguridad, ubicación del puesto de trabajo, relación con otras personas de la organización, etc. Para que el programa de orientación sea genuinamente eficaz, es necesaria la participación activa del supervisor, tanto como la del representante del departamento de personal.