Ubicación del empleado

  

Ubicación del empleado

La ubicación de un empleado consiste en la asignación ( o reasignación), a un puesto determinado. Incluye la asignación inicial, así como la promoción y la transferencia. En forma similar a como se opera con los solicitantes de empleo, es necesario proceder a un proceso de reclutamiento, selección y orientación.

En muy pocas ocasiones, sin embargo, estas actividades resultan tan elaboradas, como cuando se va a contratar a una persona ajena a la organización.

La ubicación del personal, ya en funciones, es más sencilla, porque el departamento de recursos humanos, mantiene registros que incluyen la solicitud de trabajo original, el inventario de la capacidad del empleado y su historia laboral. Mediante esta información el reclutamiento de los candidatos, se hace más sencillo, en especial cuando la información se ha computarizado. En forma similar, el proceso de selección se efectúa más rápidamente, porque el desempeño y las habilidades de los empleados se conocen mejor que las características similares de los solicitantes. Se pueden acortar los pasos del programa de orientación; es obvio que un empleado promovido a un puesto más elevado, ya conozca las políticas de la compañía, en lo referente a descansos, por ejemplo. A pesar de que por lo común se puede omitir la parte correspondiente a la organización que proporciona el departamento de personal, la que suministra el supervisor, sigue siendo igual o doblemente necesaria, para acelerar el proceso de socialización.

La mayor parte de las decisiones de ubicación, las toman los gerentes de línea. Por lo general, el supervisor de cada empleado, consulta a los ejecutivos de su departamento, antes de tomar decisiones sobre ubicación. Cuando esa decisión implica un cambio de departamento, suele incluirse en el proceso al futuro supervisor del empleado y a la gerencia de la nueva área. La función del departamento de personal, en estos casos, consiste en asesorar a los gerentes de línea y a los candidatos a ser promovidos sobre las políticas de la compañía al respecto. La inmensa mayoría de las decisiones, sobre ubicación se traducen en promociones y transferencias.

Seguimiento de la Orientación

 Seguimiento de la orientación

Los programas de orientación que obtienen éxito, incluyen procedimientos adecuados de seguimiento. El seguimiento se hace necesario, porque con frecuencia, los nuevos empleados se muestran renuentes a admitir que no recuerdan cuánto les informó en las primeras sesiones. Sin el seguimiento, estas lagunas de su información, podrían permanecer ahí.

El departamento de personal puede utilizar un cuestionario o una entrevista corta, en que se pida al nuevo empleado, que describa los puntos, que a su juicio fueron débiles en el programa de orientación. Es muy probable, que sea en relación con estos puntos, donde el nuevo empleado sienta mayor incertidumbre. El cuestionario de verificación puede emplearse, también, para ayudar al departamento de personal a identificar las partes fuertes del programa. Aunque el cuestionario puede ser eficaz, las entrevistas personales entre empleado y supervisor, constituyen la técnica de seguimiento más importante.

Muchos supervisores consideran que hacen seguimientos frecuentes, pero son numerosos los empleados, que no perciben  las acciones de sus supervisores, como de verdadero seguimiento. Resulta de gran importancia que el supervisor emplee un lenguaje lo más específico y directo que le sea posible. Una pregunta como “¿Qué tal le parece el trabajo?”, “¿Contento en su puesto puesto?”, sólo conduce a respuestas vagas, la mayor parte de las veces. La diferencia es obvia, cuando se compara con una pregunta como “La semana pasada comentamos usted y yo las normas de seguridad que existen en el área de calderas. ¿Le queda alguna pregunta al respecto, Juan?”.

Errores comunes en los programas de orientación

Oportunidad y errores

Con frecuencia, los aspectos más débiles del programa de orientación, se registran en el desempeño del futuro supervisor. Incluso, en los casos en que el departamento de personal ha diseñado un programa de orientación eficaz y ha capacitado a los supervisores, para desempeñar la parte que les corresponde, es posible que la orientación aún no sea efectiva. En defensa de los supervisores, es necesario decir, que resulta muy probable, que tengan problemas más urgentes, o que desde su punto de vista, todo luzca tan familiar, que no amerite explicaciones. Con frecuencia, los supervisores están más ocupados, e interesados, en los problemas inmediatos de la labor, y pueden considerar que los problemas de orientación, de su nuevo colaborador son mucho menos importantes que los demás, para asegurarse de que cumpla su labor, es conveniente dar al supervisor una lista de verificación de los temas a cubrir. 

Una técnica complementaria de gran utilidad, consiste en asignar a uno de los compañeros de trabajo del recién llegado, para que lo guíe. En este sistema, el compañero de trabajo puede efectuar las presentaciones, responder las preguntas que efectué, acompañarlo a la hora de la comida, etc. Una ventaja de esta técnica, la constituye la experiencia directa, que el recién llegado puede obtener. Es muy probable, también, que el compañero de trabajo, inicie al recién llegado en actividades deportivas o similares. Estas interacciones sociales, dan al nuevo empleado la posibilidad de empezar a explorar su entorno sin ansiedad, y pueden hacer más expeditos los sentimientos de aceptación de una y otra parte.

La técnica de hacer que un compañero de trabajo, acompañe al recién llegado, es un complemento (y nada más) de la labor de orientación del supervisor. Si el supervisor sustituye su orientación, por la que proporciona un compañero, pierde una excelente oportunidad de establecer una comunicación abierta con su nuevo colaborador. Es muy probable, que al cabo de muy corto lapso, el recién llegado prefiera comunicarse con sus compañeros de trabajo, y evitar al supervisor, por ejemplo, en algunos casos, puede incluso, desviarse hacia una situación de antagonismo.

Además del peligro, siempre muy real, de que la orientación del supervisor sea muy débil, hay otras posibilidades de dificultades, que tanto el departamento de personal, como el supervisor, debe considerar para que el programa de orientación obtenga éxito:

  El recién venido no debe ser abrumado con excesiva información.

  Debe evitarse que se va sobrecargado de formas y cuestionarios que deba llenar.

  Es negativo que deba empezar con la parte más desagradable de su labor (como un obrero calificado a quien se le pide que “limpie a fondo durante dos días, antes de iniciar”).

  Nunca se le debe pedir que lleve a cabo labores para que las que no está preparado y en las que existe gran posibilidad de fracasar.

En general, puede afirmarse que el éxito del programa de orientación, dependerá directamente del grado de preparación real, que logre dar el nuevo empleado. Así como, empujar a una persona a un río, para que aprenda a nadar es una acción peligrosa, estúpida, sumergir al recién llegado, en su puesto para que “aprenda viendo”, sin ninguna orientación, es el mejor camino al fracaso.

Programas de Orientación

 Programas de orientación.

Los programas formales de orientación suelen ser responsabilidad generalmente, del departamento de personal y del supervisor. Este enfoque dual, o de objetivos múltiples, es común, porque los temas cubiertos se comprenden en dos amplias categorías: las de interés general relevantes para todos o casi todos los empleados, y las de interés específicos, dirigidas en especial a los trabajadores de determinados puestos o departamentos. Estos dos aspectos se complementan, a menudo, mediante un manual de empleado, en el cuál se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y otros temas relacionados. Los programas de orientación más complejos pueden incluir películas audiovisuales, sobre la historia de la compañía, así como un mensaje grabado en vídeo tape de los directores, que pueden dar la bienvenida a los recién llegados. Es común, sin embargo, que el grueso de la información, provenga del representante del departamento de personal, que tenga a su cargo impartir el curso.

Además de presentar el nuevo empleado a su departamento, el supervisor del empleado debe continuar la orientación. El supervisor efectúa las presentaciones de las personas directamente relacionadas con el puesto. Es conveniente, que esta fase del programa de orientación, incluya la presentación a los compañeros de trabajo. En ocasiones, los recién llegados, también deben ser presentados a personas que trabajan en otros departamentos y con quienes mantendrán diferentes relaciones. Estos aspectos los explica, también el supervisor quien puede aprovechar la ocasión, para repasar con el nuevo empleado, la descripción del puesto y los objetivos que se propone alcanzar. En la sesión con su nuevo colaborador, el supervisor le proporciona información específica sobre labores, requisitos de seguridad, ubicación del puesto de trabajo, relación con otras personas de la organización, etc. Para que el programa de orientación sea genuinamente eficaz, es necesaria la participación activa del supervisor, tanto como la del representante del departamento de personal.

Razones para implementar un plan de inducción

  Tasa de rotación de nuevos empleados

Cuando el departamento de personal, ayuda a que los empleados alcancen sus objetivos personales, la satisfacción individual y colectiva tiende a aumentar, lo cuál favorece a la organización; entre otras cosas, porque disminuye el costo de la rotación de personal. El costo de la rotación de personal es alto; incluye no solamente los gastos de reclutamiento y selección, sino también los que origina la apertura de registros en el departamento de personal, el establecimiento de una nueva cuenta en la nómina, la capacitación, y en algunos casos el suministro de equipos especiales, como uniformes o herramientas especialmente calibrados. Estos costos no suelen incluirse como renglón específico, en el balance financiero de la compañía al final del año; la circunstancia de aparecer divididas en otros conceptos contribuye, probablemente, a que no se les preste la atención que merece.

En conjunto, los costos de rotación de personal, pueden significar nada menos, que la diferencia, entre arrojar pérdidas o ganancias al cabo de un año de labores. Cada vez más claramente, las empresas advierten las características de extrema importancia, que han adquirido en la actualidad las inversiones en recursos humanos.

Los departamentos de personal, pueden, en general, contribuir a la disminución de la tasa de rotación de personal, colaborando activamente en la labor de conseguir, que los empleados logren sus objetivos. Cuando eso ocurre, se benefician tanto el empleado como la organización. Un método  muy común para reducir la tasa de rotación de personal, es la aplicación entre los recién contratados, de un programa de orientación (también llamado programa de inducción), que sirve para familiarizar a los empleados con sus funciones, la organización, sus políticas y otros empleados.

 Socialización

En general, puede decirse que un programa de orientación logra su objetivo, porque consigue acelerar la socialización de los nuevos empleados. La socialización es el proceso por el que un empleado empieza a comprender y aceptar los valores, normas y convicciones, que se postulan en una organización. 

Mediante métodos formales, como los programas de orientación, o informales, como los grupos espontáneos de iniciación al trabajo ( fenómenos que suelen presentarse en determinadas organizaciones) los valores de la organización, se transmiten a los recién llegados.

Los programas de orientación, constituyen un instrumento de socialización especialmente efectivos. Como la inmensa mayoría de los recién venidos experimenta un deseo intenso de obtener aceptación, intenta adoptar las pautas de conducta que rigen en la organización. La capacitación continúa y expande el proceso de socialización, al llevar al empleado a aprender y ejecutar, las funciones que se espera que desempeñe.

A medida que una persona se expone a la orientación, capacitación e influencia de grupo de una organización, los valores, preferencias y tradiciones de la empresa se adapten en forma paulatina. Finalmente el recién llegado se integra de manera más completa a la organización. En ese momento, es más probable, lograr niveles aceptables de satisfacción, productividad y estabilidad en el puesto. El proceso de orientación, constituye un método eficaz, para acelerar el proceso de socialización y lograr que los nuevos empleados efectúen contribuciones positivas a la organización.

Las clases siguientes de este programa, se dedican a explicar, que pueden hacer los departamentos de personal, para mantener una fuerza de trabajo productiva. En esta clase se ilustra, la manera en que un departamento de personal, puede facilitar la etapa de transición, que sufre un solicitante, que se convierte en un integrante de una organización. 

Importancia de la inducción

“Inducción”

La administración de personal incluye muchas actividades más que la de contratar.

Cuando se ha concluido el proceso de selección del personal, un departamento de administración de recursos humanos, que profese una filosofía activa, se da a la tarea de convertir a los recién llegados, en elementos productivos y satisfechos.

El proceso de convertirse en empleado satisfecho y productivo es vital, tanto para la organización, como para cada uno de sus integrantes. Las compañías modernas, consagran tiempo y esfuerzos considerables desde su primer día de trabajo. A su vez, el nuevo empleado, se hace preguntas como: ¿Podré efectuar el trabajo? ¿Me aceptarán mis nuevos compañeros? ¿Cómo me va a tratar mi superior? Aunque estas preguntas son prácticamente universales entre todos los nuevos empleados, disminuyen tanto la habilidad de aprender como el grado de satisfacción con la empresa. En el campo de la psicología del trabajo así como en muchos otros, se ha establecido claramente, que las primeras impresiones, tienden a ser muy duraderas. Una primera impresión agradable, tiende a prolongarse mucho tiempo.........lo mismo que una negativa. Como primer paso, para ayudar al empleado a convertirse en miembro productivo de la organización, el departamento de personal, debe hacer que esas primeras impresiones sean favorables.

1.  Obstáculos a la inducción

Un obstáculo para la integración de una fuerza laboral, lo constituye el hecho de que los empleados, tienden a renunciar durante los primeros meses de su empleo. En cierta medida, puede ser benéfico para las personas, que el empleo no se adecua a sus necesidades. Las entrevistas de descripción realista, constituyen una medida preventiva para este tipo de situación. A la falta de concordancia entre lo que la persona espera encontrar y la realidad del entorno, se le llama disonancia cognoscitiva.

Cuando la disonancia es excesiva, las personas realizan una acción determinada para reducirla; en el caso de un recién empleado, esa acción puede consistir en renunciar al puesto.

Con frecuencia, las causas de disonancia potencial, son independientes al puesto. Es probable, que los nuevos empleados no acepten determinadas políticas, a sus compañeros de trabajo, o a su superior.

Y sólo, hasta que se inician de hecho las labores del recién contratado, se pueden detectar los puntos de fricción. A pesar de ello, un departamento de personal de orientación activa, puede ayudar a los empleados a encajar en la organización; sus esfuerzos conducen a la socialización del recién llegado. El proceso de socialización, consiste en la comprensión y la aceptación de los valores, normas y convicciones, que se postulan en la organización. Es muy importante aclarar, que no se trata simplemente del proceso de un tanto abstracto de aceptar, por ejemplo, los principios éticos que la empresa profesa; en general, los individuos suelen aceptar en forma más o menos completa, pero pasiva principios como “fe en la dignidad de la persona humana”. Cuando se habla de socialización, por el contrario, se describe un proceso mucho más completo y humano; en realidad, abarca toda la serie de adaptaciones que lleva a cabo el nuevo empleado para fundirse en un equipo de trabajo, pero conservando su idiosincrasia y su personalidad.

El proceso de socialización ayuda a la organización a lograr sus objetivos de personal, al tiempo que capacita a cada empleado, para satisfacer sus necesidades individuales.

Como se explicó en la clase uno, un objetivo importante de la administración de personal es ayudar a los empleados, en el logro de sus objetivos individuales, por lo menos en la medida en que esos objetivos contribuyan a los logros de la organización. Para poder mantener una fuerza de trabajo productiva, es necesario que se estén alcanzando los objetivos personales de cada uno de sus integrantes. Cuando ello no ocurre el desempeño de los empleados puede descender, la satisfacción tornarse en descontento, y la organización puede perder a sus mejores integrantes o enfrentar una serie de conflictos internos.

En esta entrada vamos a conversar sobre uno de los temas que hacen a la importancia fundamental en la comunicación y el coaching

SIGNIFICADO DE PROGRAMACIÓN NEURO-LINGÚISTICA

PROGRAMACIÓN

Como habíamos expresado más arriba durante el desarrollo de nuestra vidas nos vamos condicionando/programando; por medio de la formación familiar, las enseñanzas, las costumbres, las imposiciones, etc.; tomando actitudes, formas de pensar y hasta las metas de otros; las cuales muchas veces son triviales (los quehaceres del hogar, labores habituales, etc.). La PNL, nos enseña a reprogramarnos (Hacer consciente lo inconsciente: el darnos cuenta), logrando aprender a planificar y dirigir nuestros propios objetivos...relevantes.

NEURO

Todo comportamiento es el resultado de una serie de procesos neurológicos, que se inician a partir  de las percepciones que reciben los sentidos, elaborados y transformados en pensamientos, otorgándole a cada individuo características propias y únicas (Mapa).

LINGÜISTICA

Ciencia que estudia el lenguaje humano, verbal y no verbal.

La comunicación habitual la realizamos en mayor porcentaje en forma gesticular, en menor grado con el tono y modulación de la voz, y en grado ínfimo por las palabras; sin dejar el tremendo poder que poseen las mismas, cuando se le suma la emocionalidad.

La PNL es una disciplina, método de vida, cuyos pilares son:

Ø Logra la excelencia en todo lo que nos proponemos (empleándola desde lo básico, formando hábitos de excelencia).

Ø Tener un objetivo consciente y notable en cada acto

Ø Ampliar nuestra agudeza perceptual para darnos cuenta si vamos por el camino correcto.

Ø Desarrollar la flexibilidad, en caso de tener que cambiar el rumbo.

Esta erigida para lograr una comunicación intra e interpersonal de alta calidad, y que basa gran parte de su desarrollo en los Estados de Ánimo, Pensamiento y Comportamientos (los que actúan concatenados, corrigiendo uno, se modifican los otros dos), del individuo para el éxito de sus objetivos, que por medio de sus técnicas presénciales e intensivas, puede ser direccionadas a distintas finalidades.